Jobprofil - Administrativ Medarbejder


Funktion

Den administrative medarbejder skal være med til at binde klubben sammen og lette bestyrelsen og de ansatte for de tunge administrative opgaver. Medarbejderen skal samarbejde på tværs af klubben, så der skabes en rød tråd mellem svømmeskolen, konkurrenceafdelingen, udvalg og bestyrelse.

 

En del af funktionen består i samarbejde og kommunikation med forældre, svømmere og instruktører, hvorfor man skal have god forståelse for at tilpasse sin kommunikation til modtageren.

 

Den administrative medarbejder skal være med til at sikre, at Ringsted Svømmeklub er et rart sted at være, og at alle kan få de informationer der er nødvendige for at være en del af klubben.


Ansvar

(det som er medarbejderens direkte ansvar, og som vil blive påtalt hvis det ikke er i orden. Videregive relevant information til bestyrelse, medarbejdere og udvalg)

 

Planlægning af egen arbejdstid, herunder kontortid, så opgaver bliver løst og der er tilgængelighed.


Overholde deadlines for tilmeldinger, møder mm.


Administrere egne arbejdsopgaver så opgaver udføres rettidigt. Bidrage til god trivsel på arbejdspladsen.


Kommunikere tydeligt og klart samt samarbejde på tværs. Overholdelse af GDPR.


Opgaver - Den daglige drift:

Udarbejdelse og administration af kontrakter og sørge for at de overholder gældende lovgivning.

 

Administrering af klubtøj, nøgler, elektroniske devices og andet der er nødvendigt for at instruktørerne kan udføre deres arbejde bl.a. tilmelding til kurser.

 

Medlemsadministration, herunder tilmeldinger, instruktørvagtplaner, oprykninger og kommunikation med forældre og svømmere.

 

Ugentlig kontortid hvor medlemmer kan møde op.

 

Administrering og udbetaling af løn og andre ansættelsesmæssige forhold såsom ferieafholdelse, sygdom, refusion mm. vedrørende instruktører, hjælpeinstruktører og øvrige ansatte.

 

Udarbejdelse af statistikker, indberetninger til Kommunen, DGI mm.

 

Administrere og udføre tilfredshedsundersøgelser (SVØM Danmarks Members 1st) samt APV og opfølgning

 

Holde sig opdateret på GDPR lovgivningen og sikre at denne bliver overholdt i samarbejde med bestyrelsen.

 

Opgaver - Kommunikation:

Opdatere klubbens hjemmeside med relevant information. SOME; administrere klubbens facebook og instagramkonto i samarbejde med klubbens PR udvalg.

 

Tydelig kommunikation af hvilke begreber der bruges i svømmeskolen bl.a. hvad betyder de forskellige holdbeskrivelser, så der tydeligt kan svares forældre.

 

Opgaver - Økonomi:

Ansøgning af tilskud mm.

 

Budgetopfølgning i samarbejde med kasserer og Økonomiudvalget.

 

Bogføring og regnskab i samarbejde med DGI kontorhænder.


Administration af klubbens sponsorsystem.


Opgaver - Samarbejde med udvalg:

Løse administrative opgaver for udvalg, såsom opslag på sociale medier, hjemmeside mm. Ligeledes administration af og kommunikation om medlemmernes stævnetilmeldinger, holdplaner og arrangementer.

 

Deltagelse i udvalgsmøder efter behov.


Succeskriterier

Deadlines for ansøgninger og tilmeldinger overholdes. Der er styr på tidsplaner både udadtil og indadtil.

 

Tilfredshed blandt medlemmer og øget synlighed.

 

Tydelig kommunikation omkring forventninger til medlemmer og forældre.

Større aktivitet og synlighed på sociale medier. Bidrager til god stemning og godt kollegaskab.


Snitflader til Cheftræner

Understøtte Cheftræner med administrative opgaver, herunder oprettelse af stævner og tilmeldinger på hjemmesiden efter anvisning.

 

Understøtte Cheftræner i medarbejderadministration, såsom ferieafholdelse, sygefravær, kontrakter mm. efter behov.


Snitflader til Svømmefaglig leder

Udarbejdelse af kontrakter, vagtplaner og holdplaner i samarbejde med og efter anvisning fra den svømmefaglige leder.

 

Spørgsmål vedrørende det svømmefaglige sendes videre til svømmefaglig leder.


Snitflader til bestyrelsen

Bestyrelsen er den ansættende myndighed, hvorfor ansættelsesmæssige forhold for administrativ medarbejder, skal rettes til dem.

 

Deltagelse i bestyrelsesmøder efter behov.

 

Løbende rapportering til bestyrelsen om opgaver, så bestyrelsen kan sikre balance i opgaveløsningen.

 

Bestyrelsen er forpligtet til at orientere om ændringer og beslutninger, så den administrative medarbejder kan udføre sine opgaver.

 

Der vil løbende være behov for justering af opgaver, definitioner og snitflader, hvorfor der vil være fokus på samarbejde om dette. Bestyrelsen er tovholder på dette, men handler ud fra input fra medarbejderne.


Uddannelse

Den uddannelsesmæssige baggrund i stillingen kan være alsidig, men det forventes at der er et minimum af kendskab til regnskab og bogføring, og viljen til at udvikle dette område.


Erfaringer

Erfaring med at kommunikere og samarbejde på forskellige niveauer, både mundtligt og på skrift.

Erfaring med foreningslivet er en fordel, men ikke et krav. Erfaring med regnskab/bogholderi.